Im Gespräch mit Daniel Wermuth (Geschäftsführer) und Tina Zanotta (Leiterin Projekte & BA, Stv. Geschäftsführerin)
1. Weshalb wurde die Mobimo FM Service, die sich ja auf Facility Management und Services spezialisiert hat, ins Leben gerufen?
Daniel: Alles begann mit dem Kauf des bedeutenden Bürokomplexes Friesenberg durch die Mobimo. Um zukünftig an diesem Standort weiterhin ein kompetentes Facility Management anbieten zu können, wurde die Tochtergesellschaft im Rahmen eines Joint Ventures gegründet. Das neue Facility Management unter dem Mobimo-Dach sollte mehr Transparenz schaffen, die Präsenz der Mobimo vor Ort erhöhen und die Kommunikation vereinfachen.
Entsprechend hoch waren die Erwartungen und Ansprüche der Bewirtschaftung unseres Mutterhauses Mobimo. Anfänglich waren sie sehr skeptisch; wir waren die Neuen.
Die Frage stand im Raum: «Kann die Tochterfirma diesen Service überhaupt zufriedenstellend erledigen?»
Wir sind zwar eine 100-prozentige Tochter, gemessen wurden wir jedoch schon zu Beginn an den besten Facility-Management-Firmen auf dem Markt. Und das war gut so! Wir sind stolz auf unsere Leistungen und was wir in den vergangenen 10 Jahren erreicht haben.
Tina: Das Facility-Management-Team haben wir entlang den Bedürfnissen der Mobimo AG auf- und ausgebaut, deren Ansprüche von Anfang an hoch waren. So mussten wir uns erst beweisen – anfangs mit einzelnen Liegenschaften, dann, als das Vertrauen in uns wuchs, kamen immer mehr hinzu.
Daniel: Mobimo wollte eine top Qualität vor Ort, genauer eine bestmögliche Betreuung der Liegenschaft mit hoher Präsenz vor Ort.
2. An welchem Standort seid ihr gestartet?
Daniel: Unsere erste Liegenschaft war der Letzigraben nebst dem Friesenberg. Wir haben die Verträge nach den Bedürfnissen von Mobimo komplett neu aufbauen müssen. Mit ausführlichen Kostenkalkulationen und detaillierten Prozessbeschrieben. Keine Fragen durften mehr offen sein punkto Leistung, Qualität und Preis.
Transparenz war auch ein Ansporn. Die Mobimo als börsenkotiertes Unternehmen legt die Zahlen offen. Vereinfacht, sie will exakt wissen, was ein guter FM-Service im Detail kostet und was sie dafür genau bekommt.
3. Wie viele eurer Aufträge erhält ihr von Mobimo und wie viele von Dritten?
Daniel: Zu Anfang haben wir knapp die Hälfte unseres Umsatzvolumens mit Aufträgen von Mobimo erreicht. In den vergangenen 10 Jahren hat uns die Mobimo immer mehr Liegenschaften anvertraut. Mittlerweile erzielen wir 80 % unseres Umsatzes mit Mobimo-Aufträgen und 20 % aus dem Drittkundengeschäft. Unsere hohe Arbeitsqualität zahlt sich aus.
Apropos Dritte: Die Kundenzufriedenheit unserer Geschäftskundschaft beläuft sich zurzeit auf 95.3 %, darauf sind wir stolz und es motiviert uns, auch in Zukunft eine hohe Qualität zu liefern.
4. Eure Fachkräfte des FM sind das Gesicht der Mobimo vor Ort. Eine Herausforderung: Wie geht ihr damit um?
Tina: Ja, wir sind das Gesicht nach aussen. Umso wichtiger ist uns ein professioneller Auftritt gegenüber unserer Kundschaft. Wir stellen einen hohen Erkennungswert vor Ort sicher. Deshalb investieren wir viel Zeit ins Recruiting: Wir schauen genau hin, ob jemand ins Team passt und sich wohlfühlt bei uns.
Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter werden vom ersten Tag an gefördert und natürlich auch gefordert. Ihr Auftritt vor Ort soll ganzheitlich sein. Von der Kleidung bis zur Haltung.
Daniel: Wir leben unsere Corporate Identity, das heisst, wir lassen schönen Worten auch Taten folgen. Es gibt doch immer Verbesserungspotenzial: Denn je näher man dran ist, desto mehr bekommt man natürlich mit.
Daniel und Tina: Wir wollen in der Liegenschaft oder dem Areal erkennbar sein – sei dies in den Geschäftsliegenschaften oder in den Wohnüberbauungen. Alle unsere Kundinnen und Kunden haben ein Anrecht auf den bestmöglichen Service.
5. Welche Karrierechancen stehen euren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern offen?
Tina: Unser Ziel ist es, unseren Mitarbeitenden so viel Eigenverantwortung wie möglich zu geben. Dafür nehmen wir uns Zeit: Wir organisieren Einführungsveranstaltungen, helfen bei Schulungen und Weiterbildungen.
Daniel: Solch ein Rollenmodell ist Tina. Sie kam Anfang 2016 ins Unternehmen, war sehr engagiert und hoch motiviert; sie wollte ihr theoretisches Wissen in der Praxis einsetzen und war gewillt, in der Praxis zu lernen und zu wachsen. Tina hat dabei eine steile Lernkurve hingelegt. Heute führt sie ihren eigenen Geschäftsbereich und ich freue mich, sie als meine Stellvertreterin zu haben.
Unsere Mitarbeitenden sollen eigenständig agieren und Verantwortung übernehmen können. Das setzt gegenseitiges Vertrauen voraus.
Tina: Wir schauen genau hin. Wir betreuen intensiv. Nicht jede und jeder hat die gleiche Berufslaufbahn. Wir wollen Mitarbeitende, die etwas bewirken wollen: Wenn Mitarbeitende sich weiterbilden möchten, dann unterstützen wir das – aus Überzeugung.
Daniel: Apropos verschiedene Berufslaufbahnen – wir freuen uns, einen neuen Lernenden Fachmann Betriebsunterhalt diesen Sommer ins Mobimo-FM-Team aufzunehmen.
6. Wenn die Mobimo ein Immobilienobjekt oder ein Areal projektiert, in welcher Phase wird die Mobimo FM Service aktiv?
Daniel: Wir übernehmen die Liegenschaften nach erfolgter Bauerstellung. Wir begleiten bereits die Inbetriebsetzung und die Abnahme der haustechnischen Gewerke.
Das FM-Team stellt vom ersten Tag an sicher, dass der Betrieb läuft. In den meisten Fällen begleiten wir die Mietenden beim Einzug in ihre neue Wohnung.
Natürlich ist es sinnvoll, wenn das FM möglichst früh, also bereits im Rahmen der Vorprojektplanung das erste Mal mit am Tisch sitzt. Es geht in der Folge darum, eine kluge Betriebsplanung und -konzeption zu entwickeln und die notwendigen Themen stufengerecht einzuspeisen, mit dem Ziel, zukünftig einen effizienten und reibungslosen Betrieb sicherstellen zu können.
7. Weshalb ist dies der ideale Zeitpunkt?
Das Ziel jeder Bauherrschaft ist, Bauprojekte so zu realisieren, dass diese im Betrieb möglichst energiearm, ökonomisch und effizient sind. Normalerweise stellt dies ein PBFM-Planer während der gesamten Planungsphase des jeweiligen Projektes sicher.
Das Facility Management konzentriert sich hauptsächlich auf die technischen und infrastrukturellen Anforderungen, um nach der Inbetriebsetzung der Liegenschaft oder des Areals einen effizienten Betriebsablauf zu gewährleisten.
8. Hat sich die Arbeit des FM während der letzten zehn Jahre verändert?
Daniel: Die Arbeit vor Ort hat sich kaum verändert, die Anforderungen hingegen sind gestiegen:
Die Mieter:innen melden sich schneller als früher, wenn sie ein Anliegen haben. Die Erwartungen der Mieterschaft sind klar gestiegen.
Die Hemmschwelle zur Reklamation oder Meldung ist relativ tief. Das erfordert eine kurze Reaktionszeit von der Organisation bis zur Erledigung vor Ort, um das Problem schnellstmöglich zu lösen.
Daniel und Tina: Wir haben uns organisatorisch und personell bestens dafür gerüstet, was bedingt, dass wir auch weiterhin konstant dazulernen. Unser Konzept, nicht vor Ort mit Personal zu sparen, bewährt sich auch aus der langfristigen Perspektive.
Wir sind stolz, dass wir auf unser kompetentes Team in der Verwaltung wie auch an der Front zählen können.
Tina: Ihnen verdanken wir unsere hohe Kundenzufriedenheit (95.3 %), was natürlich nur möglich ist, wenn wir alle am gleichen Strang ziehen.
9. Stichwort Digitalisierung: Seit wann, wie und wo setzt ihr diese ein?
Tina: Im Februar 2016 – als ich hier im Friesenberg 75 anfing, arbeiteten wir noch mit zwei Excel-Listen. Bereits im Juni 2016 haben wir angefangen, das CAFM-System und eine komplette digitale Administration aufzubauen. Alle Verträge mussten neu erstellt, die ganze Kommunikation und Prozesslandschaft definiert und digitalisiert werden. Auch das Rechnungswesen samt Zeiterfassung wurde mit digitalen Hilfsmitteln realisiert. Erwähnenswert finde ich auch, dass wir während Coronazeiten schnell und flexibel auf Homeoffice umstellen konnten, unter anderem dank des top ausgebauten und einwandfrei funktionierenden CAFM-Systems.
Heutzutage ist es selbstverständlich, die digitalen Tools wie z. B. das CAFM-System zu nutzen. Es erleichtert sowohl die Arbeit der Verwaltung als auch der Fachkräfte an der Front.
Daniel: Unser operatives Team beispielsweise kann vor Ort via Smartphone auf die Systeme zugreifen und findet alle Pläne und Vertragsanforderungen der Liegenschaft online. Auch die Zeiterfassung erfolgt online.
Daniel und Tina: Das erfordert natürlich, dass wir unsere Mitarbeitenden von Anfang an gut schulen. Für uns zählt dabei, dass die Digitalisierung dem Menschen hilft und ihn in der täglichen Arbeit unterstützt.
Tina: In diesem Zusammenhang wollen wir das Gebäudeleitsystem noch erwähnen: Die Mobimo hat grössere Areale und Liegenschaften damit ausgerüstet …
Daniel: … das Gebäudeleitsystem dient der zentralen Überwachung der technischen Anlagen. Dies ermöglicht einen effizienten Einsatz des technischen Teams, setzt jedoch ein fundiertes Know-how der Fachkraft voraus.
Neu hinzugekommen ist die eSpace-Plattform der Mobimo; hier erhalten die Mieter:innen einen digitalen Zugang zu ihren Akten wie Mietverträgen, Rechnungen etc.
Tina: Die Online-Plattform dient als Service Desk und soll den Kommunikationsaustausch zwischen Mietenden und Mobimo fördern. Mit dem Service-Desk haben Mietende die Möglichkeit, direkt via eSpace ein Anliegen oder eine Störung zu melden – rund um die Uhr und von überall her.
10. Was sind eure Pläne für die Zukunft?
Daniel: Mittelfristig wird in Lausanne ein eigenes technisches Team sowie ein Service-Desk aufgebaut. Die Region Lausanne soll im gleichen Rahmen wie die Region Zürich betreut werden.
Aufgrund der Wachstumsstrategie von Mobimo werden wir in der Deutschschweiz langsam, aber stetig weiter wachsen. Mobimo entwickelt in den nächsten Jahren zwei Leuchtturmprojekte in der Region Zürich: das RAD-Areal und das Erni-Areal, beides Wohnareale.
Daniel und Tina: Wir entwickeln uns immer weiter – wer sich folglich eine Karriere im Facility Management bei uns vorstellen kann, hat gute Berufschancen – sei es in der Verwaltung oder an der Front.
Daniel: Unser Motto heisst ja «LLL». Der Wille zum lebenslangen Lernen ist eine gute Voraussetzung, um ein Teil des Mobimo-FM-Service-Teams zu werden.
Daniel Wermuth
Gelernt hatte Daniel Heizungszeichner. Nach dem Militär arbeitete er bei Sulzer und wechselte dann in ein Planungsunternehmen im Bereich Haustechnik, wo er auf ein junges Ingenieur-Team traf und einen Chef, der ihm riet: «Machen Sie das Abend-Tech und Sie sind dabei.» Daniel war dabei und hat nebenberuflich das Abend-Tech absolviert. Später erhielt er bei Alcatel-Lucent die Möglichkeit, die nationale Facility-Management-Abteilung zu führen sowie auf Konzernstufe international tätig zu sein. Während dieser Zeit absolvierte Daniel an der HLSU das MAS in Immobilienmanagement. Daniel ist ein Mann der ersten Stunde des Mobimo-FM-Teams und hat massgeblich dazu beigetragen, die Mobimo FM Service AG gemeinsam mit dem gesamten Team aufzubauen.
Tina Zanotta
Tina arbeitete erst in verschiedenen Branchen wie etwa in der Musikbranche, bis sie sich für den Bachelor of Science in Facility Management an der ZHAW entschloss. Nach dem Bachelor kam Tina zum Mobimo-FM-Team, wo sie nicht nur eine steile Lernkurve, sondern auch eine steile Karriere hinlegte. Nebst der Entwicklung aller Kunden- und Management-Prozesse verantwortete sie den Auf- und Ausbau aller internen digitalen Tools. Tina bildet sich stetig weiter, aktuell am IAP das MAS in Leadership & Management.
